Время _ это наиболее ценный "предмет потребления", которым мы располагаем. Поэтому умение обращаться с ним оказывает наиболее глубокое влияние на то, как проходит наша жизнь. Каждый из нас выработал свою позицию в обращении со временем, причем, независимо от того, сознательно мы это сделали или нет. Эта позиция определяет подход человека к распределению времени.
Существуют четыре различных позиции относительно обращения со временем. Каждая из этих позиций обуславливает свой совершенно различный образ жизни.
Менталитет никчемного человека
Никчемные люди _ люди без цели и занятий _ вообще игнорируют сам предмет времени как таковой. Они предпочитают вести, по возможности, бессистемный образ жизни. Они допускают, что их жизнь бесцельно катится как перекати-поле, подгоняемое легким ветром пустыни, наслаждаясь при этом неопределенностью и спонтанностью, которые сопровождают такой образ жизни.
Есви у них есть работа, то это обычно временная работа, поскольку они восстают против любой системы и любой попытки упорядочить время. Такой типичный бесцельный человек будет говорить:
"Я опаздывал всю свою жизнь. Я, наверное, просто никогда не смогу управлять своим временем. Ну и черт с ним! Я просто буду спокойно относиться к этому и буду воспринимать то положение, в котором я нахожусь, с добротой и готовностью".
Что-нибудь неправильное есть в этой позиции? О ком это я говорю? Да, это Ваша жизнь. Если Вы осознаете, что Вы сами привержены такому образу жизни, то учтите, что такая позиция скольжения по главным и побочным путям жизни станет препятствием для любого шанса реального прогресса. Вы не сможете скользнуть по Вашему пути к лучшей жизни.
Хозяин времени с девяти до пяти
Другая группа людей, возможно большинство, придерживается в отношении времени позиции, которая занимает место где-то между позицией никчемного человека и позицией трудоголика. Эти люди работают наилучшим образом, при умеренном уровне нагрузки. Они могут управлять лишь немногими проектами одновременно. Они предпочитают, чтобы их вечера были свободными _ чтобы "наслаждаться запахом цветов" на протяжении всей жизни.
Человек работает на компанию, затем решает начать свой собственный бизнес. Но поскольку его ответственность растет, поскольку он видит, что должен приходить на работу раньше других, а уходить с работы намного позже последнего швейцара, то он думает:
"Лучше я буду работать на кого-то другого. Пусть ему достанется вся слава и вся головная боль".
Он прав? Конечно нет _ нет, если у него только два варианта либо работать по двенадцать часов, либо иметь место работы с девяти до пяти (Вы увидите, когда мы будем рассматривать четвертый принцип отношения к времени, что это не только его единственные варианты). Когда он пытался раскрутить свою собственную компанию, он превысил тот максимальный уровень затраты времени, при котором он мог спокойно работать. И поэтому он решает отказаться от своего замысла, будучи убежденным в том, что цена успеха слишком высока для него.
Не каждый умеет обращаться с высокой ценой успеха. Причем, это справедливо не только для независимого бизнеса, это в равной степени справедливо и для многих руководящих сотрудников корпораций, насколько я знаю. Вот одна история, которая иллюстрирует ту мысль, что некоторые люди должны ограничивать ту цену, которую они платят.
Маленькая девочка спрашивает свою мать: "Почему папа не играет со мной? Он приходит домой с работы и сразу уходит в свой кабинет. А после обеда у него опять много работы. Я хочу играть с моим папой. Может быть он меня больше не любит?" Мама, сдерживая боль и слезы своего собственного одиночества, пытается объяснить: "Детка, твой папа очень занят. Он очень сильно тебя любит и именно поэтому так много работает. У него так много дел, которые он должен делать в своем офисе, что некоторые из них он приносит, чтобы сделать их дома".
Некоторое время девочка обдумывает то, что сказала ей мать. А затем, широко раскрыв глаза, она говорит: "Хорошо, если он не успевает сделать все свои дела в офисе, то почему его просто не переведут в ослабленную группу?"
Действительно, почему нет! Есть предельная цена, которую человек должен платить за финансовый успех и успешную карьеру И эта предельная цена появляется тогда, когда другие важные жизненные ценности кладутся на алтарь материального успеха.
Я знаю это... Я сам лишь позднее понял, после того как в моей жизни произошел ряд событий, что я платил слишком большую цену. Если бы я знал, сколько это будет стоить до того, как я начинал, то мне никогда бы не пришлось платить такую высокую цену.
Трудоголик
Устаревшая концепция успеха, типичным представителем которой был Вилли Ломан из пьесы "Смерть коммивояжера", основана на том, что человек должен работать больше и упорней. У трудоголика никогда не бывает состояния, когда он посчитал бы, что хватит работать. Он или она работают по десять, двенадцать, четырнадцать часов в сутки.
Трудоголик стремится работать на двух работах, причем, вплотную чередуя одну работу с другой. Удовлетворение наступает только тогда, когда сон побежден, радость отвергнута и еще больше дел закончено.
Мы все знаем результаты такого типа поведения. Хотя трудоголик часто и является объектом восхищения со стороны аутсайдеров, его поведение может привести к отчуждению от семьи, потере здоровья и, возможно, к кризису жизненных ценностей.
Парадоксально, но трудоголик не всегда тот человек, который делает самые большие деньги. Это происходит потому, что часто он больше ориентирован на само дело, а не на результат.
Если бы мне нужно было выбирать из трех принципов отношения к времени, которые я до сих пор рассматривал, я был бы вынужден выбрать первый вариант. Но к счастью есть еще одна позиция относительно обращения со временем, которую я считаю идеальной.
Умелый хозяин времени
Четвертый и наиболее просвещенный подход к времени проистекает из первых трех. Умелый хозяин времени распределяет время для каждого аспекта своей жизни. Он даже выделяет время для бездействия, планируя время для "ничего неделания". Подобно человеку, входящему в категорию работающих с девяти до пяти, он знает предельное число часов работы и у него всегда есть время для таких важных жизненных ценностей, как семья. Так же, как и трудоголик, он никогда не боится работать большее количество часов, но только тогда, когда это необходимо.
То, что делает умелого хозяина времени умелым, _ это его способность планировать так свое время, что ему приходится работать лишь несколько часов, однако делает он за это время больше, чем трудоголик. Каким образом это ему удается? Просто он работает более интенсивно, что не всегда означает дольше, сосредоточив при этом внимание на повышении своей производительности в час, а не на увеличении количества часов.
Умелые хозяева своего времени ищут новые возможности увеличения своей производительности. Другими словами, они увеличивают свое богатство за счет использования "системы рычагов".
"Система рычагов" позволяет Вам умножить Ваши ресурсы во много раз. Например, Вы можете использовать деньги в качестве такого рычага, сделав продуманный заем, предназначенный для приобретения недвижимости или для открытия собственного бизнеса. Вы можете использовать фактор времени в качестве такого рычага, во много раз увеличив Ваши усилия за счет увеличения численности персонала, занимающегося продажами, или путем передачи наименее производительных работ более компетентным сотрудникам.
Совершенное владение временем
Вот ключ к пониманию умения управлять временем. Либо Вы управляете Вашим днем, либо Ваш день будет управлять Вами. Действительно, необходимо определить, кто же здесь возьмет верх. Вы понимаете, что намного легче утратить контроль, передать бразды правления и лишиться способности управлять временем.
Один из наилучших способов начать вновь обретать контроль над своим временем _ это научиться говорить слово, позволяющее наиболее эффективно управлять временем. Вы знаете, какое это слово? Это слово _ "нет". Научитесь говорить слово "нет".
Я до сих пор испытываю трудности с этим. Так легко говорить всем "да", чтобы быть "милым" человеком. Говоря "да", мы тратим потом многие часы, пытаясь освободиться от тех обязательств, на которые мы с самого начала не должны были соглашаться. Это одна из основных причин пустой траты времени.
В конце концов я научился говорить слово "нет" вполне вежливо. Как? Вот как я это делаю. Я говорю: "Нет, я не думаю, что смогу. Но если что-нибудь у меня изменится, я Вам позвоню". Итак, не лучше ли позвонить людям с хорошей новостью и сказать им, что Вы, в конце концов, сможете это сделать? Попробуйте, это работает! Мой друг Рон Рейнольдс любит говорить: "Язык мой враг мой".
Другой способ, позволяющий восстановить контроль над временем и научиться управлять своим днем, состоит в следующем: если Вы работаете, то работайте; а если Вы отдыхаете, то отдыхайте. Смешение этих двух занятий никогда не работает. Вы должны прекратить обманывать самих себя, делая и то и другое вместе. Если Вы работаете и отдыхаете одновременно, то Вы не можете испытать всей радости, которую Вам дарит большое достижение в работе, а с другой стороны. Вы не в состоянии насладиться полным избавлением от забот, которое дарит нам только полнейший отдых. Мне это знакомо...
Я обычно говорил: "Я обещал своей семье отдых на побережье. Я обещал им, что мы поедем. Что они обо мне подумают, если я не сделаю этого?" И я ехал с семьей на море, все время при этом думая: " Я должен быть в офисе. Как получилось так, что я на взморье? Мне еще так много надо сделать. Как я могу внезапно прервать это путешествие, чтобы вернуться к работе?" И в результате? Я портил свое потенциально прекрасное время отдыха своими мыслями о работе.
Я имел также обыкновение делать и наоборот. Я говорил на работе: "Я собираюсь убежать в три часа, чтобы погонять на своем мотоцикле". Представьте себе, о чем я мог думать оставшуюся часть дня? _ Правильно, о том, как я буду гонять на мотоцикле.
Теперь, когда я бываю с циклом лекций в Испании, Африке или Австрии, я делаю эти поездки рабочими поездками. Каждый день заполнен: лекции, интервью и конференции. Но когда мои рабочие обязанности закончены, то я нахожу время для отдыха, игры, удовольствий. Это был ценный урок.
Один мой друг, преуспевающий подрядчик составил график, в соответствии с которым он неделю работает, неделю отдыхает. Он назвал его графиком "работа-неделю-отдых-неделю". На самом деле, если Вы подсчитаете уик-энды, то реально он отдыхает девять дней, а работает пять дней. Просто роскошь, правда? Но разрешите мне сказать Вам следующее: в течение этих пяти дней, которые он работает _ он действительно работает. Вы не можете себе представить, какую ураганную деятельность он развивает. Действительно, все дымится вокруг, когда он часами работает с секретарями, бухгалтерами, архитекторами и управляющими. В эти пять дней он отдает максимум усилий. Он выполняет все дела в режиме нон-стоп. Затем он прекращает все дела и едет отдыхать с семьей. Поразительно!
Самопознание
Одно из основных правил умения творчески управлять временим, гласит: ПОЗНАЙ САМОГО СЕБЯ. Каждый из нас имеет уникальные биологические часы, которые ежедневно контролируют пики и спады нашей производительности.
Определите, когда у Вас бывает максимум энергетической активности. Если Вы наиболее продуктивны ранним утром, то используйте это и запланируйте свои самые крупные проекты на первую половину дня. Например, если Ваша карьера связана с тем, что Вы должны работать с людьми, разговаривать, убеждать их, то планируйте такие встречи на время утреннего завтрака.
Но если наоборот _ утреннее время для Вас самое трудное и до ланча Вы с трудом вспоминаете свое имя, то планируйте Вашу наиболее важную деловую активность на время после обеда или на вечер.
Затем проанализируйте свои привычки. Например, если Вы до сих пор не привели в порядок свои канцелярские дела или если Вы в течение ряда лет обещали сами себе наладить регистрацию и сбалансировать счета и Вы до сих пор этого не сделали, _ то примите это как факт и возьмите кого-то в помощники. Вы, вероятно, не изменитесь.
Ваши слабости не должны вредить Вам, если Вы научитесь делегировать ответственность. Это также является частью умения творчески управлять временем.
Несколько лет тому назад мои сотрудники пришли к выводу, что я плохой курьер. Поскольку я постоянно разъезжал, они часто просили меня передать документы людям в тех городах, куда я направлялся с поездкой. "Конечно, нет проблем", _ отвечал я и рассеянно клал бумаги в карман пиджака. Неоднократно я вспоминал об этих неотправленных документах, только когда мне сообщали о них из моей химчистки...
Спустя некоторое время мои сотрудники вновь обратились ко мне, говоря со мной как с пятилетним ребенком: "Этот документ должен быть доставлен в Нью-Йорк. Вы уверены, что доставите его в это время?" Я сказал: "Конечно. Вы можете рассчитывать на меня".
Нет необходимости говорить о том, что документ так и лежал в моем портфеле, когда я вернулся.
Итак, опять обещание не было выполнено. Каждому новому сотруднику, которого мы брали на работу, мой персонал внушал: "Не давайте ничего нашему председателю для передачи. Он хорош во многих делах, но он плохой курьер. Договаривайтесь с кем-то другим".
Вот такая моя характерная черта. Нет ничего постыдного в признании, что Вы не во всем безупречны, если Вы проявляете достаточную мудрость и не позволяете своей слабости мешать осуществлению Ваших целей. Действительно, осознание самого себя является одним из решающих аспектов умения управлять своим временем.
Телефон
Мы все стали считать телефон чем-то само собой разумеющимся. Он настолько распространен сегодня, что вместо того, чтобы иметь по одному аппарату в каждом доме, мы имеем сегодня телефон в каждой комнате, а вскоре будем иметь в каждом автомобиле.
И, несмотря на это, некоторые из нас затратили время, чтобы проанализировать, как использовать телефон с максимальной эффективностью. Таким образом, мы вынуждены признать, что хотя он обладает невероятным потенциалом с точки зрения эффективности, тем не менее телефон может быть также одним из наиболее деструктивных источников пустой траты времени в нашей жизни.
Вы понимаете, что если телефон является замечательным средством для Вас, то точно также он является замечательным средством и для любого другого. Точно так же как Вы способны достать других за считанные секунды, так и другие имеют такую же возможность достать Вас немедленно. Эта реальность может оказаться разрушительной для любого ежедневного плана или установившегося распорядка дня.
Поэтому позаботьтесь о том, чтобы телефон служил, в первую очередь, для Вашего удобства. Возьмите под контроль: кто может позвонить Вам и когда. Если Вы располагаете такой роскошью, как
секретарь, то научите его или ее записывать Ваши телефонные звонки. Или используйте автоответчик, с тем чтобы Вы могли перезвонить, когда это Вам удобно.
Помните также, что телефон позволяет другим контролировать Ваше время, причем даже дома. Это означает, что если Вы не будете осторожны, то другие могут бесцеремонно вмешаться в Ваше время, которое Вы посвящаете семье или досугу Не допускайте этого. В ходе повседневных встреч с друзьями или при проведении времени в семейном кругу найдите возможность избавиться от ответов на телефонные звонки. Вы можете использовать отвечающую службу домашний автоответчик или Вы можете просто вынуть штепсельную вилку. Ваша семья и друзья слишком важны для Вас, чтобы выслушивать настойчивый трезвон телефона, в то время, которое Вы предназначили для них.
В дополнение к контролю поступающих к Вам телефонных звонков есть простой способ улучшить контроль за исходящими от Вас звонками: завести памятную книгу. Все мы впустую тратим время и деньги на неэффективные телефонные разговоры. Вы когда-нибудь прислушивались, как Вы сами говорили: "Постойте, ведь было что-то другое, что я хотел обсудить с Вами. Я не могу это вспомнить прямо сейчас. Мне нужно будет Вам перезвонить". Мы все говорили так в то или другое время. Это великая пустая трата времени и, кроме того, _ просто непрофессионально.
Какое решение? Прежде чем делать любой телефонный звонок, запишите ключевые моменты, которые Вы хотите затронуть. Это сделает каждый телефонный разговор более эффективным, более коротким и более профессиональным. Это позволит Вам также иметь запись каждого разговора.
Если Вам необходимо будет вспомнить какой-либо телефонный разговор, то перед Вами будет информация об этом разговоре. Например, Вы можете сказать: "Как обстоят дела у Вас, Джон, по тем четырем вопросам, которые мы с Вами на днях обсуждали?" Джон отвечает: "Какие четыре вопроса? Мы не говорили об этом". И Вы можете спокойно показать Джону сделанную Вами запись Вашего с ним телефонного разговора.
Эффективная организация использования времени
Мы все делаем многие вещи так, как делали их всегда в силу давно устоявшихся привычек. Это однако становится расточительной роскошью, если мы хотим более эффективно использовать свое время. Так что найдите время, чтобы проанализировать Ваши методы работы. Является ли современным Ваш метод систематизации? Как обстоят дела с Вашей бухгалтерией? Сегодня есть много электронных средств для повышения производительности. Наш век дал нам огромные возможности более быстрой обработки больших объемов информации. Вы можете воспользоваться некоторыми из этих электронных средств обработки информации.
В офисе у меня есть компьютер, который может делать большинство удивительных вещей и позволяет экономить массу времени. Кроме того, у меня есть портативный компьютер, которым я могу пользоваться в поездках. После подключения к информационной сети я постепенно перевожу информацию через модем на мой главный компьютер. Какая экономия времени!
Конечно, эти новые аппараты электронной чудо-техники могут приводить также и к потере времени. Миллионы людей купили компьютеры для того, чтобы сводить баланс своих чековых книжек или заводить в них номера телефонов. Это все равно, что сесть в автомобиль и поехать с визитом к соседу, живущему за ближайшей дверью. Итак, необходимо тщательно проанализировать, как следует использовать эти новые электронные средства. И если Ваш бизнес более сложен, то пусть эксперт помогает Вам. Помните, Вам совсем не обязательно хорошо уметь делать все, если есть другие люди, которые могут восполнить Ваши недостатки.
Задавайте правильные вопросы
Если Вы задаете вопросы _ как правило более специфические вопросы _ руководящим работникам, которые являются одними из самых больших специалистов по экономии времени, то задавайте правильные вопросы. Из психологии поведения человека мы знаем, что все является следствием чего-то другого. И когда возникает проблема, то это обычно свидетельствует о том, что где-то подспудно есть более глубокая причина.
Самый лучший способ дойти до сути вещей состоит не в том, чтобы делать поспешные заключения, а в том, чтобы задавать вопросы...
Если у Мэри не получается с продажами, то мы можем сказать: "0''кей, мы должны провести для Мэри лекцию о том, как нужно продавать". Или мы должны спросить у ее супервайзера: "Почему Мэри не удается продавать?" Супервайзер может сказать: "Она не делает достаточного количества звонков". Затем мы спрашиваем дальше: "Почему она не делает достаточного количества звонков?"
И нам сообщают: "Потому что она не может достаточно рано начать свой день". Я думаю, мы могли бы здесь остановиться и попытаться как-то мотивировать Мэри, чтобы она начинала свой день раньше. Но вместо этого мы задаем еще один вопрос: "Почему Мэри не может начать свой день раньше?" Теперь, в конце концов, мы попали в суть вопроса. Возможно у Мэри есть какая-то личная проблема. Возможно, здесь дело не в ее умении продавать, которое нуждалось бы в усовершенствовании.
Реальные причины серьезных проблем находятся глубоко внутри. Научившись задавать надлежащие правильные вопросы, Вы сможете экономить для себя огромное количество времени, так как намного быстрее будете видеть суть проблем.
ICQ
259-076-257